+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

Содержание

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Внешнеэкономическая деятельность — это особое направление бизнеса по ввозу товара на территорию России и вывозу его в другие страны. Документальное оформление таких операций проверяют таможня и налоговая. В статье разберем, с какими документами вы будете работать при ведении ВЭД.

Что такое ИНН, как, кто и зачем может его получить.

Если бизнес требует привозить материалы из-за границы или вы нашли рынок сбыта для своих товаров в другой стране — придется начинать внешнеэкономическую деятельность (ВЭД). Эта статья сориентирует начинающего участника ВЭД.

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

Бесплатная юридическая консультация! Спасибо, наш юрист свяжется с вами по телефону в ближайщее время. Также ваш вопрос будет опубликован на сайте после модерации. Компании, которые осуществляют операции, облагаемые НДС, в том числе освобожденные от уплаты этого налога, а также организации, которые получили авансы от своих покупателей заказчиков , должны выставлять счета-фактуры ст.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как упростить оплату счетов за ЖКХ-Организация и хранение

Счет на оплату в долларах образец заполнения

Счет может содержать и дополнительную информацию об условиях совершения продажи, например, сроки оплаты и поставки, самовывоз товара, уведомление о предоплате и т.

Не возбраняется в целях более эффективной работы указывать в счете контактные телефоны, небольшую рекламу, информацию о том, что предстоят сезонные скидки.

Счет — это своего рода соглашение, по которому продавец указывает цену за свой товар, а покупатель принимает условия, перечисляя сумму.

Регламентированной формы для данного документа нет, каждая организация может разработать свою форму счета на оплату. Однако, как минимум, документ счет на оплату должен содержать следующие пункты:. Таким образом, необязательный счет на оплату на практике оказывается очень удобным документом, которым широко пользуются как индивидуальные предприниматели, так и юридические лица.

Единственно, счет действительно не является первичным документом и никак не отражается в учете. Нередко и в договорах прописывается условие перечисления средств в течение некоторого количества дней после выставления счета на оплату.

Многие люди ошибочно думают, что счет и счет-фактура — это два наименования одного и того же бухгалтерского документа.

Необходимо сказать, что их создание связано с совершением одной и той же сделки, но вот смысл их оформления абсолютно различен.

Попробуем внести некоторую ясность. Счет-фактура выписывается продавцом исполнителем при выполнении каких-либо работ или оказании услуг, а также при продаже продукции и иных товаров.

Этот документ является обязательным только в том случае, если организация находится на общей системе налогообложения, при которой уплачивается и возмещается налог на добавленную стоимость, а также он обязательно указывается в документах.

При иных режимах налогообложения счет-фактура не требуется, поскольку его наличие не носит обязательного характера.

Если выставление счетов-фактур носит неукоснительный образ действий, то они должны оформляться именно в то время, когда совершился договор, то есть когда был получен товар с товарной накладной или когда была оказана услуга, оформленная актом выполненных работ или оказанных услуг.

Но никакие украшения не помогут, если счет заполнен неграмотно.

То есть, не соответствует самым главным требованиям к оферте: в нем отражен не весь список товаров, сами товары имеют неполные названия, отсутствуют подписи уполномоченных лиц и иные важные детали, перечисленные выше.

Бесплатно скачав бланк счета на оплату года, в него по соглашению сторон сделки можно внести и дополнительные позиции. Для контрагента, например, важен срок оплаты счета. Его обычно не вписывают в таблицу, а отдельной строкой ниже, либо вносят в пункты условий поставки.

Другими такими данными могут стать уведомление о предоплате, договоренность о самовывозе товара и иную информацию. Чем шире содержание счета на оплату, тем больше он приближается к формату официального договора о сотрудничестве.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Еще лучше пользоваться специальной программой, которая формирует счета.

К тому же, она будет автоматически вести учет всех совершенных сделок, существенно упрощая ведение бухгалтерской отчетности. Она так же позволит отслеживать оплату счетов, исключая появление ошибок, например, перечисление денег на другой счет. Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка.

Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг. Счет выставляется как без договора, так и на основании договора.

Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично.

Счета от ИП индивидуального предпринимателя и от ООО общества с ограниченной ответственностью отличаются друг от друга только тем, что предприниматель расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.

Выписка такого счета стало традицией в отношениях купли-продажи между предприятиями и предпринимателями. Централизованно его форма не утверждалась. Поэтому предприятие, оформляющее такой документ, может исполнить его на своем фирменном бланке. В нем должны содержаться платежные реквизиты компании, продающей товар или услуги.

Объем этих реквизитов продавец устанавливает на свое усмотрение.

Счет на оплату является документом, который предъявляется поставщиком покупателю и содержит перечень товаров или услуг, а также их цены и банковские реквизиты обеих сторон.

Данный документ не входит в перечень первичных документов, так как не отражает факт хозяйственной жизни — он может быть не оплачен, и сделка в этом случае не состоится.

В силу подобного статуса состав информации в счете не является жестко регламентированным, поэтому, ставится ли печать на счете на оплату и подписывается ли он руководителем организации, зависит от обычая делового оборота и предпочтений обеих сторон. В соответствии с Федеральным законом от Счет на оплату, как было сказано ранее, не может быть причислен даже к первичной документации, поэтому на вопрос, обязательна ли печать на счете на оплату, можно дать отрицательный ответ.

Популярный юрист. .

Счет на оплату сколько действителен

Счет может содержать и дополнительную информацию об условиях совершения продажи, например, сроки оплаты и поставки, самовывоз товара, уведомление о предоплате и т.

Не возбраняется в целях более эффективной работы указывать в счете контактные телефоны, небольшую рекламу, информацию о том, что предстоят сезонные скидки.

Счет — это своего рода соглашение, по которому продавец указывает цену за свой товар, а покупатель принимает условия, перечисляя сумму. Регламентированной формы для данного документа нет, каждая организация может разработать свою форму счета на оплату.

Однако, как минимум, документ счет на оплату должен содержать следующие пункты:. Таким образом, необязательный счет на оплату на практике оказывается очень удобным документом, которым широко пользуются как индивидуальные предприниматели, так и юридические лица.

1/28/ · У многих потребителей возникает вопрос, сколько хранить квитанции об оплате коммунальных услуг и когда можно будет наконец-то избавиться от целой горы бумаг/5(12).

Организации и предприниматели, в основном, осуществляют расчеты между собой в безналичном порядке, который предполагает отправление денежных средств с одного расчетного счета на другой.

Чтобы узнать банковские реквизиты, необходимо попросить получателя выставить счет на оплату, по которому в будущем будут осуществляться расчеты за товары, работы услуги и т.

Счет представляет собой первичный документ бухучета, выставляемый поставщиком, в котором указаны поименно составляющие его предложения с расшифровкой единицы измерения, цены и общей суммы.

Его значение сводится к тому, что при проведении операций по расчетному счету операционисты банка всегда проверяют назначение платежа, которое обязательно должно содержать ссылку к реквизитам счета, иногда договора. То есть выставление счета плательщику является основанием для заполнения последним платежных поручений.

Для получателя значение этого документа сводится не только как указание, куда должны перечисляться деньги, но и как обязанность держать в резерве в течение определенного времени определенные в документе наименования материальных ценностей и их количество. Кроме этого, оплата счета, если это предусмотрено в договоре, может защитить от подорожания товаров, услуг, работ некоторое время. Счет не является обязательным документом, ведь наименование и реквизиты могут содержаться и в других документах.

Является ли накладная документом подтверждающим факт оплаты

Первичные документы нужно хранить 4 года. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг выполненных работ условиям заключенного договора.

Счет на оплату — документ, который отражает намерения сторон о продаже покупке товаров услуг.

В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы в качестве юридического лица или ИП , номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате. Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота.

Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде. Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

Реквизитам поставщика нужно уделять особое внимание. От правильности их внесения в документ зависит своевременность получения оплаты и отсутствие конфликтных ситуаций с контрагентами.

Обычно счет на оплату содержит следующие реквизиты получателя денежных средств, необходимые для проведения соответствующих финансовых операций:. Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения ч.

Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы в том числе счета-фактуры , если они подтверждают расчет налогов и их уплату п. Рассмотрим пример. ИП Рябинин К.

Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении.

Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1 Штрафстоянка обязана вернуть автомобиль организации без оплаты хранения.

В настоящее время многие предпочитают экономить свое драгоценное время и оплачивать услуги ЖКХ по лицевому счету, не выходя из дома. Основная информация, без которой при этом не обойтись — номер собственного лицевого счета. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

При отсутствии в договоре срока оплаты товаров работ, услуг и срока действия счета на оплату нарушение контрагентом обязательства по оплате по договору поставки, подряда или возмездного оказания услуг может привести помимо оплаты суммы долга к применению к покупателю заказчику ответственности, предусмотренной ст. В течение этого срока поставщик исполнитель не может изменить стоимостные условия поставки товаров выполнения работ, оказания услуг. Обязательство по оплате должно быть исполнено в срок, установленный в договоре;. Данный документ содержит платежные реквизиты получателя, по которым плательщик осуществляет оплату за перечисленные в счете товары работы, услуги. Единой формы документа, утвержденной законодательством, также не существует. Основное назначение счета — уведомлении бухгалтерии контрагента о том, что ему необходимо перечислить денежные средства поставщику в оплату за указанные в счете товары работы, услуги.

Хотите минимизировать затраты на безналичные расчёты с сотрудниками? Потребуется оформить соглашение с банком и открыть подчинённым карточные счёта, для перевода денег.

Бланки счетов на оплату не входят в перечень первичных документов, так как не отражают свершившийся факт хозяйственной жизни предприятия, и поэтому состав информации счета не является жестким.

Если бы на основании выставленных счетов на оплату товаров или услуг происходило изменение балансовых позиций предприятия или происходило бы изменение в финансовом результате, тогда данный документ попадал бы в перечень первичных документов, и состав и перечень информации в нем имело бы смысл регламентировать.

Счет на оплату, как было сказано ранее, не может быть причислен даже к первичной документации, поэтому на вопрос, обязательна ли печать на счете на оплату, можно дать отрицательный ответ. Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике.

Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель. Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату.

У меня за много лет скопились расчетные листки. Вот мне они могут когда-нибудь понадобится? Или выбросить и не беспокоится? В том исключительном случае, когда работник работает без учета и табелирования рабочего времени, расчетный листок указывает на произведенную работу и может учитываться при начислении пенсионных выплат самому работнику.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация и хранение счетов ЖКХ

Сроки хранения счетов на оплату от поставщиков

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.

Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.

д.

Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.

), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам.

Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск.

Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е.

с 1 января 2020 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает

Срок хранения счетов фактур на предприятии

Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света. Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.

В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей.

Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего

Сколько хранятся счета фактуры и товарные накладные?

Но не менее пяти лет.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните накладные как минимум пять лет. 2) Путевой лист и ТТН не взаимозаменяющие документы.

Только в случае, если у Вас есть транспортная накладная, то ТТН не нужна.

Для подтверждения факта заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом достаточно транспортной накладной. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя.

Помимо этого ТТН (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

3) В случаях, когда закон или договор требуют от одной стороны представить другой стороне какую-либо информацию, то непредставлением информации будет считаться в том числе:

  1. предоставление неполной информации,
  2. предоставление неправильной информации.
  3. предоставление информации с опозданием,

Непредставление сведений (информации) или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу), влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц — от трех тысяч до пяти тысяч рублей (ст.

19.7 КоАП)

Бухучет инфо

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв.

Срок оплаты счета на оплату по законодательству, срок действия документа

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

ФЗ №129 от 1996 года, регулирующий основы ведения бухгалтерского учета в РФ, устанавливает, что счет на оплату не включен в перечень первичных бухгалтерских документов.

Помимо положений закона, в правовом поле используется такое понятие, как обычаи делового оборота, обладающие юридической силой по аналогии с законом.

Согласно им, в случае возникновения спорного правоотношения между сторонами договора, он рассматривается судом в качестве первичного документа бухгалтерской отчетности.

На предприятии счета хранятся в папках «Платежные документы». Его наличие необходимо продавцу, поскольку свидетельствует о произведенной плате за продукцию, услугу. В большинстве случаев счет для оплаты продукции (услуг) выставляется в предварительном порядке. Он не имеет строгой формы, поскольку закон не включил этот документ в первичную документацию.

Исходя из этого, предприятия самостоятельно создают бланки, утверждая документ как приложение к бухгалтерской политике. Сколько действителен счет на оплату может быть не указано, поскольку прямого требования закона на его фиксацию в документе не существует – это правило применимо как для организаций так и для выставления счетов от ИП.

Где фиксируется срок оплаты счета на оплату?

В статье 9, п. 2 указанного закона устанавливаются реквизиты первичных бухгалтерских документов:

  • номер счета, дата его создания;
  • платежные реквизиты получателя финансовых средств;
  • платежные реквизиты плательщика по счету;
  • наименование организации (предприятия), адрес, контакты;
  • список оплачиваемых товаров, услуг, указывается их перечень, наименование, НДС.

Перечень закрытый: основываясь на этом, можно говорить о том, что период оплаты счета не входит в содержание первичной документации. Следовательно, по обычаям делового оборота он может быть приравнен к таким документам. Неподписание срока оплаты не будет считаться нарушением закона.

Если выписывающая счет сторона решила включить в него период действия, он прописывается дополнительно в договоре. Это может быть 5 дней и более.

В этом случае продавцу вменяется в обязанность не устанавливать новую цену на товар в сторону ее увеличения до тех пор, пока счет не будет оплачен.

Важно: Продавец обязан предоставить продукцию в объеме по счету. После истечения времени продавец имеет право реализовать товар, изменить его стоимость в случае его не оплаты.

Обычно контрактами, оформляемыми между субъектами предпринимательства, предусмотрены штрафы за просрочку платежа. Их начисление начинает действовать на следующий день после истечения указанного периода.

Что говорит законодательство?

Ст.9 № 129-ФЗ не устанавливает обязательного нахождения положения о сроках оплаты в платежном документе. Срок действия счета на оплату по законодательству Российской федерации не указан.

Если со сроком, прописанном в нем, все понятно — стороны сделки установили его по договоренности друг с другом, что делать в иной ситуации, когда срок не указан?

Во-первых, бывает такая ситуация, в которой стороны не указали период сколько дней действителен счет на оплату, но прописали его в договоре. В этом случае следует опираться на положения контракта.

Во-вторых, ситуация может осложниться тем, что сколько действует счет на оплату не будет указан, также как и в контракте. В этом случае он будет считаться выписанным без определения срока.

В- третьих, он может быть выписан в качестве оферты: в этом договоре, адресованному кругу лиц, всегда указывается срок. Если он истек, счет не оплачен, договор не считается более офертой (ст. 443 ГК РФ).

Подробнее о правилах оформления счета…

Примеры из реальной практики по срокам выставления

Период выставление счета четко определены НК РФ, продавец при реализации продукции имеет 5 дней на выставление счета.

Примеры из практики:

ООО «Фарфор» продает чайные сервизы. В сентябре 2016 года компания отгрузила согласно заключенным контрактам партию товара, по соглашению с иным приобретателем, получил предоплату за предстоящую поставку. Сроки отгрузки и поступления аванса:

  • АО «Уют» – поставка чайных наборов была произведена 8 сентября;
  • АО «Мир» – выдал аванс 12 сентября за поставку чайных наборов (предстоящую).

Когда должен быть выписан счет ООО «Фарфор» для этих контрагентов? Для первой компании — не позже 13 сентября, для второй компании — не позже 19 этого же месяца.

 АО «Макс и Товарищи» продает строительные материалы. В частности, покупателем является ИП «Иванов». Соглашением сторон установлено, что ИП сможет владеть стройматериалами только после их оплаты.

Отгрузили предпринимателю товар 10 сентября, он рассчитался 17, следовательно, право собственности на стройматериалы у него возникло 17 сентября. АО «Макс» должен выставить счет не позже 15 текущего месяца, так как факт отгрузки фиксируется 10.

Обязательно – ли нужен срок для оплаты в срок

Важно: В договорах поставки срок (ст. 506 ГК РФ) является существенным условием, без его фиксации в тексте документа, контракт недействителен. Следовательно, стороны всегда прописывают его при заключение сделки, он обязателен, так как оказывает на период расчета между партнерами. Необязательно включать его в счет.

Неустойка

Неустойка является способом обеспечения обязательств, предусмотренных в соглашении сторон. Применяется в отношении нарушившего обязательства участника правоотношений.

Неустойка взимается в % за каждый день просрочки: стороны сами устанавливают размер %. НДС неустойка не облагается.

Если неустойка применяется сторонами в качестве элемента ценообразования (то есть увеличивает стоимость продукции), то налоговые органы в процессе проверки юридического лица начисляет налог.

Пример:

Если в контракт включено условие, что при просрочке оплаты товара приобретательным не более чем на 10 дней, стоимость товара (первоначальная) увеличивается на 20%.

Неустойка в качестве способа обеспечения договора, гарантирует сторонам надлежащее исполнение полномочий друг перед другом.

Бланки и образцы счетов на оплату

Как хранить первичные документы?

Обязана Ли Организация Хранить Счета На Оплату

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

  • Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
  • Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
  • Налоговая и бухгалтерская  отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
  • Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж.

Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов.

Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.

Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д.

Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам.

Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск.

Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2019 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

  • Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
  • Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
  • Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

https://www.youtube.com/watch?v=oHSehbh7c0M

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

За чтоСколькоНа когоСтатья закона
Несвоевременная уплата налогов20% от суммы неуплаченных налоговНа организациюП. 1 ст. 122 НК РФ
Отсутствие первичных документов или отчетности в течение установленных сроков их хранения Если повторно выявили отсутствие документов (за другой период например)5-10 тыс руб
10-20 тыс руб. Или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет
На директора
На директора
П. 1 ст. 15.11 КоАП П. 2 ст. 15.11 КоАП
Отсутствие первичных документов за 1 год за несколько лет если отсутствие документов привело к занижению налогов10 тыс руб 30 тыс руб

20% от суммы неуплаченных налогов, но минимум 40 тыс руб

На организацию На организацию

На организацию

П. 1 ст. 120 НК РФ П. 2 ст. 120 НК РФ П. 3 ст. 120 НК РФ
Непредставление документов по запросу налоговой300-500 руб 200 руб за каждый документНа директора На организациюП. 1 ст. 15.6 КоАП П. 1 ст. 126 НК РФ
Нет документов, связанных с созданием организации, либо нет бух.отчетности за какой-то год200-300 тыс руб 2,5-5 тыс рубНа организацию На директораП. 2 ст. 13.25 КоАП П. 2 ст. 13.25 КоАП

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

  • издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
  • оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
  • еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
  • непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.