Требования к оформлению актов оказанных услуг

Требования к оформлению актов оказанных услуг

Составление акта об оказании услуг является завершающим этапом оформления каких-либо работ и служит доказательством того, что исполнитель или подрядчик выполнил свои обязательства перед заказчиком в полном объеме.

Характер услуг значения не имеет – акт может быть составлен по самым разным поводам, поэтому он имеет широчайшее распространение.

Акт об оказании услуг является приложением к договору подряда, поэтому его нельзя назвать самостоятельным документом.

В тех случаях, если заказчик остается недовольным качеством предоставленных услуг, это также отражается в акте отдельным пунктом.

В нем подробно перечисляются выявленные недочеты, дефекты, ошибки и указывается период, в течение которого необходимо их устранить. Если же работы по устранению нарушений не проводятся, заказчик вправе подать на исполнителя в суд.

Точно также в суд может подать и исполнитель, например, при задержке или уклонении заказчика от оплаты.

Требования к акту выполненных работ, оказанных услуг

Каждый гражданско-правовой договор должен в обязательном порядке завершаться подписанием акта обоими сторонами. Акт выполненных работ (оказанных услуг) завершает договорные отношения между сторонами и свидетельствует о соответствии результата работы условиям договора.

В противном случае отсутствие подписанного акта может служить основанием для контрагента по договору обратиться с иском в суд на организацию. Иск может быть подан на неудовлетворительное качество работы или услуги. Также в исковых требованиях вторая сторона по договору может указать на неисполнение работы.

Несмотря на то, что организация в полном объеме выполнила работы по договору, иск может быть удовлетворен судом.

При оказании вышеперечисленных услуг оформляются документы, но только свидетельствующие о получении денежных средств и наименовании товара.

Для таких видов услуг ответ на вопрос обязателен ли акт выполненных работ, очевиден. Для них не требуется письменного оформления договорных отношений и не требуется оформлять акт.

Все претензии по таким услугам могут быть рассмотрены в рамках закона о защите прав потребителя.

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ АКТОВ СДАЧИ-ПРИЕМКИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ (ОКАЗАННЫХ УСЛУГ)

В связи с этим еще раз обращаем внимание, что для принятия в целях налогообложения любые расходы должны быть непосредственно связаны с осуществляемой организацией производственной деятельностью, то есть должны быть экономически оправданными. Именно эти обстоятельства и должны учитываться при самостоятельном оформлении актов услуг и работ.

Актами прежде всего фиксируется выполнение закрепленных в договоре обязательств той стороной по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта влечет за собой обязанность заказчика по оплате работ (услуг).

Акт выполненных работ (оказанных услуг): требования к оформлению

Акт может оформляться для окончательного или поэтапного расчета по заключенному сторонами трудовому договору. В нем со ссылками на заключенный сторонами трудовой договор приводятся наименование выполненных работ, их договорная стоимость, причитающаяся к выплате сумма, а также заключение о качестве, объеме и уровне выполнения работ.

Если речь ведется о направлении сотрудников на курсы повышения квалификации, то для признания расходов обоснованными, а потому подлежащими отнесению в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, рекомендуется оформлять следующие документы: приказ руководителя организации (уполномоченного лица) о направлении работника на обучение (переобучение) с указанием необходимости (например, для повышения квалификации, для назначения на должность и т.п.), договор с учебным заведением с приложением к нему программы обучения и указанием документа, который будет выдан по итогам обучения, акт оказанных услуг и счет (счет-фактуру) учебного заведения.

Требования, предъявляемые к оформлению актов выполненных работ, оказанных услуг

Некоторые же отношения сторон согласно заключенных договоров вообще могут быть подтверждены исключительно двусторонними актами (в частности, выполнение работ по договору подряда, оказание возмездных услуг и т.п.).

Правильное оформление указанных актов требует как законодательство о бухгалтерском учете, так и особенно налоговое законодательство Российской Федерации.

Если же акты будут оформлены с нарушением предъявляемых к ним требований, то налоговые органы могут предъявить к организаций штрафные санкции в связи с непринятием соответствующих расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, или же в связи с привлечением организации к установленной законодательством ответственности.

Логистика россии

Актами прежде всего фиксируется выполнение закрепленных в договоре обязательств той стороной по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта влечет за собой обязанность заказчика по оплате работ (услуг).

При расчетах с физическими лицами за выполненные ими в пользу организации работы (оказанные услуги) необходимо также учитывать «налоговый» статус получателя доходов, а также необходимость исчисления и уплаты с начисленной суммы единого социального налога, а также страховых взносов на обязательное социальное страхование и обеспечение.

Составляем акт об оказании услуг

• в случае уклонения или немотивированного отказа заказчика от подписания акта об оказании услуг исполнитель вправе составить односторонний акт;
• акт будет являться подтверждением факта оказания услуг исполнителем и их получения заказчиком, а также основанием для оплаты услуг, перечисленных в данном акте.

Стороны вправе предусмотреть в договоре обязательность составления и подписания акта оказанных услуг (п. 4 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Составление и подписание такого акта выгодно обеим сторонам, поскольку позволяет избежать споров по поводу того, какие именно услуги и в каком объеме были предоставлены исполнителем. Наличие подписанного сторонами акта облегчает процесс доказывания исполнителем факта оказания услуг, а также защищает заказчика от предъявления исполнителем требований об оплате фактически не предоставленных услуг.

Акт выполненных работ нормативный документ

Проблема кроется в том, что финансисты и налоговики воспринимают акты в качестве первичных документов. Именно эта категория бумаг, является основанием для ведения бухучета (ст.

9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Вот почему счетных работников не устраивают договоры, а также счета, и счета-фактуры из которых и так можно получить достаточную информацию о совершенной сделке.

Случаи, когда гражданское законодательство требует составить акт об исполнении договора можно пересчитать по пальцам. В основном это сделки, объектом которых является недвижимость. Так, акт необходимо оформить при передаче покупателю зданий, сооружений (п. 1 ст.

556 ГК РФ) или предприятия (п. 1 ст. 563 ГК РФ), а также при передаче этих объектов в аренду (п. 1 ст. 655 ГК РФ; ст. 659 ГК РФ).

Из сделок, не связанных с передачей вещей, составлять акт или аналогичный документ требуется при приемке работ договору строительного подряда (п.4 ст. 753 ГК РФ). Не возбраняется изготовить такой акт и по «обычному» подрядному контракту (п. 2 ст.

720 ГК РФ), но это уже полностью на усмотрение сторон. В остальных случаях по умолчанию составлять какие-либо документы об исполнении обязательств не требуется.

Правильное оформление акта выполненных работ

Следует помнить: для того, чтобы обезопасить себя от необоснованных претензий второй стороны, в акте выполненных работ рекомендуется прописывать строку с такой формулировкой: «Работы согласно договору выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий к объему, качеству и срокам исполнения работ (услуг) не имеет».

Допустим, что заказчик обратился к исполнителю с предложением выполнить конкретную работу или оказать определенную услугу. Завершенный заказ обе стороны должны будут провести по бухгалтерии.

Пример акта выполненных работ, который в этом случае составляется, трудно сделать конкретным, так как обычно на предприятии его форма разрабатывается самостоятельно, на основании основных требований учетной политики данной компании.

Но подобный акт должен содержать несколько обязательных реквизитов:

Акт об оказании услуг: особенности составления документа

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

6) Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

Правила оформления акта оказанных услуг

Так, например, если был уплачен аванс, в документе можно отметить, что за вычетом предоплаты сумма к переводу на расчетный счет исполнителя соответствует некоторому денежному эквиваленту. Также допускается, посчитает это лишним и оформит сверку произведения оплаты отдельно.

Основание одно. Работы и услуги имеют один отличительный признак – результат. Любой договор заключается для получения какого-либо результата. Результат ремонта – наличие пригодного для использования по прямому назначению классов. Результат проведения курсов – получение работниками знаний и навыков, позволяющих повысить производительность труда.

Акт выполненных работ на оказание медицинских услуг: зачем он нужен и как его оформлять

В свою очередь Гражданский кодекс РФ прямо предписывает составлять акт оказания услуг лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). О составлении акта упоминается и в п.2 ст.

720 Гражданского кодекса РФ, которая распространяется на все виды договора бытового подряда: «Заказчик, обнаруживший недостатки в работе при ее приемке, вправе ссылаться на них в случаях, если в акте либо в ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении».

То есть, ГК по договорам бытового подряда предлагает заказчику и исполнителю самим определять, каким документом будет удостоверен факт выполнения работ по подряду.

:  За что похвалить юристов для премии

Таким образом, принципиальным отличием работы от услуги является ее (услуги) нематериальность.

Если при выполнении работ результатом буден некая материальная субстанция, которую, условно говоря, можно потрогать, взвесить и оценить, то услуги сами по себе не оставляют материального результата, поэтому применить порядок приема-передачи работ к оказанию услуг затруднительно.

То есть, по договору подряда (выполнения работ) результатом будет являться некое материальное состояние физического объекта, а результатом предоставления услуги будет некое эфемерное состояние заказчика. Например, при предоставлении консультативных услуг,результатам будет являться именно предоставление заказчику сведений определенного характера в виде нематериального совета.

Акт оказания услуг: особенности оформления

Зачастую объем указанных услуг невозможно измерить количественно, как в случае с уже упоминавшейся абонентской платой. В такой ситуации, по нашему мнению, не будет ошибкой оставить колонки «Количество», «Единица измерения» и «Цена» незаполненными.

Можно также в качестве единицы измерения указать гривни (по аналогии с налоговой накладной). Напомним, что Положение № 88 допускает при оформлении первичных документов в качестве единицы измерения использование как натуральных, так и стоимостных показателей.

При этом несколько расширенное название документа позволяет использовать его для подтверждения факта как оказания услуг, так и выполнения работ.

Не секрет, что зачастую возникают трудности при определении характера оформляемых гражданско-правовых отношений. Тем не менее, даже если допущена ошибка в названии документа – это не беда.

Ведь важен сам факт адекватного отражения хозяйственной операции в учете в соответствии с принципом превалирования содержания над формой.

Оформление акта оказанных услуг

Общие положения о подряде (статьи 702 — 729) и положения о бытовом подряде (статьи 730 — 739) применяются к договору возмездного оказания услуг, если это не противоречит статьям 779 — 782 настоящего Кодекса, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг.

Оформление акта выполненных работ по услугам требования

К наиболее значимым относят:

• с его помощью можно формировать претензии (если по результатам выполненной работы либо предоставленных услуг заказчик остался недоволен);
• используется с целью ведения бухгалтерского учета;
• для защиты своих интересов в судебном органе;
• затребован представителями налогового органа в случае проверки;
• предоставляется инвесторам и кредиторам (с целью подтверждения развития компании и наличия необходимого уровня платежеспособности для получения финансовой помощи).

Наличие каких-либо ошибок или опечаток в документе приводит к отсутствию возможности сформировать положенную бухгалтерскую отчетность. Это влечет за собой проблемы с контролирующими органами. Напоследок хотелось бы отметить, что сложностей в формировании акта выполненных работ нет.

Проведение работ на всех предприятиях, как правило, сопровождается составлением соответствующих первичных документов.
Это нужно для того, чтобы в последующем правильно учесть все понесенные расходы.

Важно

Составляют его практически на любых предприятиях, независимо от формы собственности.

Чтобы избежать в будущем нежелательных ошибок, надо сначала внимательно рассмотреть пример акта выполненных работ и изучить основные правила его оформления. документа Любая работа считается выполненной только в том случае, если этот факт подтвержден документально.

Кроме того, затраты, которые понес исполнитель, обязательно должны быть учтены бухгалтерией. Пример акта выполненных работ, приведенный в статье, наглядно показывает, как он должен выглядеть.

Акт выполненных работ

Чиновники разрешили не расшифровывать выполненные работы и услуги в актах.

Внимание

Поможет ли компаниям данное разъяснение Минфина России? Насколько безопасно оставлять в актах работы (услуги) без расшифровок? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Многие бухгалтеры при получении актов выполненных работ (услуг) задаются вопросом, следует ли расшифровывать оказанные работы и услуги.

Например, нужно ли указать просто «консультационные услуги» или же детально расписывать, в каких конкретно аспектах производилось это консультирование, каким специалистом (а их время зачастую стоит по-разному), сколько часов этого консалтинга было и т.д. Также это могут быть работы по обслуживанию офисной техники, уборка офисных помещений клининговой компанией, работы по расчистке территории, услуги кадрового агентства по подбору персонала.

Пример акта выполненных работ: описание, виды и правила составления документа

В первую очередь к ним относятся: Фиксация факта выполненных работ за конкретный период Подтверждается соответствие выполненных работ установленному ранее графику Из-за того, что документ относится к строгой отчетности Он необходим с целью ведения бухгалтерского учета.

Он требуется представителям налоговой служб в процессе осуществления камеральной проверки С целью защиты своих интересов в судебном органе Является частью доказательной базы по факту нарушения прав Для предоставления инвесторам, кредиторам Подтверждает наличие выполненных работ и указывает на перспективы компании И так далее — Из-за поставленных задач, для решения которых применяется акт, крайне важно следовать алгоритму его формирования и избегать различных ошибок и опечаток.

Расшифровка выполненных работ (услуг) в актах

Однако нельзя не отметить, что в случае непредставления таких документов и отсутствия детализации видов оказанных услуг в акте, то есть когда единственным доказательством обоснованности расходов являются акты и отчеты с формулировкой «услуги на сумму… оказаны, претензий нет», суд, скорее всего, поддержит налоговиков.

Так, арбитры Поволжского округа (пост. ФАС ПО от 16.09.2008 № А72-1944/08) указали: представленные акты приемки услуг и отчеты к ним содержат обобщенные сведения, не позволяющие установить объем, стоимость услуг, цель их оказания, а также подтвердить их использование в производственной деятельности фирмы.

Акт выполненных работ по договору оказания услуг: общая характеристика и основные правила

Ключевым моментом в правоотношениях между сторонами является исполнение ими своих обязательств. Поэтому большое значение имеет установление факта исполнения каждой из сторон своих обязательств.

Факт выполнения финансовых обязательств легко доказать платежным поручением, исполнение обязательств по поставке товара несложно проконтролировать с помощью акта приема-передачи или коносамента. Однако как подтвердить выполнение работ? Здесь на помощь может прийти акт выполненных работ.

Этот документ является базовым доказательством выполнения обязательств подрядчика перед заказчиком.

Стороны договора могут подписывать бумагу как по завершению всех предусмотренных договором работ, так и на промежуточных этапах предоставления услуг.

Во втором случае, подобный акт лишь констатирует выполнение части работ, но не является подтверждением полного исполнения всех обязательств подрядчика по договору оказания услуг.

Обязательно ли составлять акт выполненных работ?

Даже среди юристов не существует единого мнения об обязательности составления этого документа.

Законодательство РФ прямо не требует составления актов выполненных работ или оказанных услуг, кроме тех немногочисленных случаев, когда составление такого документа является прямым требованием законодательства.

Так, законодательство прямо предусматривает необходимость составления акта при выполнении договора строительного подряда. В случае же выполнения иных услуг, составление этого документа не является требованием действующего законодательства.

С другой стороны, многие бухгалтера и налоговики рассматривают акты выполненных работ в качестве первичной документации, требуя представить такой документ на каждую «закрытую» сделку. Тем не менее, далеко не всегда акт является первичным документом строгой формы, так как типовая форма акта выполненных работ установлена только для выполнения строительных работ (форма № КС-2).

Несмотря на то, что для сдачи налоговой отчетности, как правило, достаточно накладной, отсутствие этого важного документа может стать проблемой при налоговой проверке.

Также следует помнить, что если договором такой документ предусмотрен, стороны обязаны его составить после выполнения установленного в договоре объема работ.

Таким образом, несмотря на отсутствие прямого предписания, разумнее будет составлять акт выполненных работ по итогам исполнения подрядчиком своих обязательств.

Требования к составлению

Так как законодательством не предусмотрена форма акта (кроме акта выполнения строительных работ), субъектам предпринимательской деятельности приходится самостоятельно его составлять.

Форма акта может быть утверждена договором между сторонами, что используется при больших контрактах или же разрабатываться сторонами непосредственно перед составлением акта.

В любом случае, качественный документ должен отвечать по меньшей мере следующим характеристикам:

1. Акт должен быть подтверждением выполнения договора. В акте выполненных работ должно прямо и недвусмысленно указываться, на основании какого договора он составлен.
2. В документе должен быть указан четкий перечень выполненных работ по договору подряда. Как правило, перечень работ, которые необходимо выполнить подрядчику, указан в договоре или спецификации к договору. Необходимо, чтобы список выполненных работ в спецификации и акте совпадал.
3. Бланк должен содержать способ проверки заказчиком количества и качества выполненных работ (визуальный осмотр, функциональная проверка и т.д.).
4. Полномочия представителей заказчика и подрядчика должны быть проверены. Акт может быть подписан только представителями, действующими на основании учредительных документов или же доверенности.
5. Акт должен содержать место и дату приема выполненной работы. В некоторых случаях, уместнее указывать не только день, но и точное время приемки выполненных работ (правильно составить документ поможет образец).

Как составить акт приемки услуг. Образец (типовая форма) акта

Акт приемки оказанных услуг — это подписанный заказчиком и исполнителем документ, подтверждающий факт оказания исполнителем услуг в определенном объеме и получения заказчиком этих услуг.

Акт приемки услуг в гражданском законодательстве

Хотя главой 39 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК) не установлено требования о составлении и подписании какого-либо документа, подтверждающего факт оказания услуг исполнителем и их получения заказчиком, стороны (на основании пункта 4 статьи 421 ГК) вправе сами предусмотреть в договоре оказания услуг обязательность его составления и подписания. В качестве такого документа рекомендуется использовать акт приемки оказанных услуг (название этого документа может быть различным — акт приемки-передачи услуг, акт сдачи-приемки и т.д.).

Составление и подписание акта оказания услуг выгодно обеим сторонам договора, т.к. позволяет избежать споров по поводу того, какие именно услуги и в каком объеме были оказаны исполнителем.

Наличие подписанного сторонами акта облегчает процесс доказывания исполнителем факта оказания услуг, а также защищает заказчика от предъявления исполнителем требований об оплате фактически не предоставленных услуг.

Если договором не предусмотрено составление и подписание акта приемки услуг, то заказчик не сможет отказаться от оплаты услуг, ссылаясь на отсутствие акта их приема-передачи.

Акт приема-передачи оказанных услуг, подписанный сторонами, может быть признан судом необходимым доказательством их оказания, которое должен представить исполнитель, чтобы потребовать оплаты услуг в силу статьи 720 ГК, применяемой к отношениям сторон в соответствии с положениями статьи 783 ГК.

По этим причинам рекомендуется предусмотреть в договоре условие о составлении данного документа.

При согласовании условия о составлении и подписании акта приемки-передачи оказанных услуг стороны могут определить в договоре следующее:

• форму акта об оказании услуг, порядок его составления и подписания;
• содержание акта об оказании услуг;
• использование в качестве акта универсального передаточного документа.

Акт в бухгалтерском законодательстве

Согласно части 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Каким именно — Закон № 402-ФЗ не говорит, но устанавливает в ч.

2 ст. 9 перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Формы всех первичных учетных документов начиная с 1 января 2013 года утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, которое ведет бухгалтерский учет.

Получается, что бухгалтерское законодательство (как и гражданское законодательство) не требует оформлять факт оказания услуг именно актом.

Акт в налоговом законодательстве

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при одновременном выполнении следующих условий:

• расходы экономически обоснованны;
• документально подтверждены;
• произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если произведенные расходы не удовлетворяют хотя бы одному из указанных условий, они не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными согласно законодательству РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК).

Подтверждающими документами в целях налогового и бухгалтерского учета являются первичные учетные документы (абз. 9 ст. 313 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Таким документом может быть не только подписанный сторонами акт об оказании услуг (акт приемки), но и любые иные документы (например, отчет исполнителя, детализация счета за оказанные услуги), соответствующие критериям, установленным в ст. 252 НК.

К их числу относятся, в частности, документы, косвенно (что допускается п. 1 ст. 252 НК) подтверждающие произведенные заказчиком расходы по договору возмездного оказания услуг и обоснованность этих расходов (например, презентационные материалы).

В зависимости от конкретных обстоятельств наличие таких документов дает налогоплательщику основание учесть расходы по оплате услуг при определении налогооблагаемой прибыли (при условии их соответствия критериям, указанным в ст. 252 НК).

В то же время п. 2 ст. 272 НК определено, что датой осуществления материальных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК) в виде услуг (работ) производственного характера признается дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ).

Из приведенных норм следует, что для признания в налоговом учете прочих расходов по ст. 264 НК составление акта об оказании услуг не нужно. Применительно к целому ряду услуг с этим согласны и контролирующие органы:
Вид услуг Подтверждающие документы Основание Коммунальные услуги

Расходы на коммунальные услуги могут быть подтверждены: — актами сдачи-приемки услуг; — счетами на оплату услуг;- иными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства

Еще раз об актах

Всем нам известно слово «акт». Оно сопровождает нас в течение всей жизни, от рождения до гробовой доски.

На основании актов выполненных работ или предоставленных услуг многим из нас начисляют зарплаты и премии, а на основании актов о нарушении дисциплины нам достаются неприятности и наказания.

В каком-то общефилософском смысле наша жизнь – это тоже акт, акт написанной кем-то пьесы.

АКТЫ: КРАТКОЕ ДОСЬЕ

Понятие «акт» достаточно широкое и емкое. Акты есть нормативные правовые, локальные, подзаконные и гражданского состояния, выполненных работ, приема-передачи и т.д.

Нам же интересен акт как документ, подтверждающий какой-либо факт в хозяйственной деятельности организации (совершено определенное действие, обнаружено какое-либо обстоятельство и т.д.) и подписанный руководящими лицами организации.

■ Какими бывают акты.

В природе встречается великое разнообразие актов! Перечислим самые популярные, с которыми среднестатистический работник имеет дело чаще всего:

• акт выполненных работ / оказанных услуг;

• акт приема-передачи продукции;

• акт на списание основных средств/материалов;

• акт сверки взаимных расчетов;

• акт на выделение к уничтожению / уничтожение документов, дел, бланков строгой отчетности, печатей и т.д.;

• акт об отсутствии работника на рабочем месте;

• акт об отказе от ознакомления/подписи и т.д.

■ Как появляются акты и где они регистрируются.

Акты в организации появляются одним их двух способов: создаются в самой организации либо присылаются из сторонних организаций – так называемых контрагентов.

Все присланные акты являются входящей корреспонденцией и обязательно фиксируются в журнале регистрации входящих документов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Акты выполненных работ, оказанных услуг и сверки взаимных расчетов регистрируются в бухгалтерии. В канцелярии они фиксируются без присвоения входящего номера, поскольку являются документом бухгалтерской отчетности.Все остальные акты должны проходить полную процедуру регистрации с проставлением штампа «входящий №» на одном экземпляре (он будет впоследствии «вашим»).

Хотя бухгалтерские акты и не регистрируются в службе ДОУ (они регистрируются в бухгалтерии), передавать их в бухгалтерию следует строго под роспись. Дальнейшая судьба актов, должным образом зафиксированных и переданных в бухгалтерию, в принципе, работников канцелярии не должна волновать.

Другое дело если акт, поступивший в организацию, является не бухгалтерским документом, а приложением к договору или даже самостоятельным документом. Таки акты регистрируются с проставлением входящего номера и даты.

Если акт прислан на подпись в нескольких экземплярах, то после регистрации все его экземпляры отдают под роспись исполнителю для окончательного оформления. Если присланный документ имеет все необходимые подписи и печати, то его надлежит подшить в соответствующее дело.

Как правило, акты, относящиеся к какому-либо договору, хранятся с ним же.

■ Кто может и обязан создавать акты.

Акты, относящиеся к бухучету, оформляет, разумеется, бухгалтерия – как правило, в программе 1С. Там они имеют вполне унифицированный вид, а поэтому акты, созданные в бухгалтериях совершенно разных организаций, похожи, как близнецы.

Остальные виды актов, как сообщают нам Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[1], составляются несколькими лицами (комиссией) и подтверждают установленные факты или события.

Комиссии могут различаться по количественному составу, быть как постоянно действующими, так и созданными единовременно.

■ Какие реквизиты должна содержать форма акта.

Приведем пример акта на бланке организации со всеми возможными реквизитами (Пример 1).

где:

реквизит 03 – эмблема или товарный знак организации;

реквизиты 04, 05, 06 – код организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП);

реквизит 08 – наименование организации;

реквизит 09 – справочные данные организации;

реквизит 10 – наименование вида документа;

реквизит 11 – дата документа;

реквизит 12 – регистрационный номер документа;

реквизит 14 – место составления и издания документа;

реквизит 16 – гриф утверждения документа;

реквизит 18 – заголовок к тексту;

реквизит 20 – текст документа. Согласно Методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии.

При необходимости допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

реквизит 21 – отметка о наличии приложения;

реквизит 22 – подписи;

реквизит 27 – отметка об исполнителе документа;

реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа.

В Примере 1 проставлены все реквизиты, которые могут присутствовать в акте. На практике некоторые из реквизитов могут исключаться – например, реквизит 09 «Справочные данные организации» или реквизит 03 «Эмблема или товарный знак организации». Нечасто проставляют и реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа».

АКТЫ БУХГАЛТЕРСКИЕ

Разные виды актов могут выглядеть по-разному. Например, бухгалтерские акты часто составляются не комиссией, а бухгалтером или руководителем организации (часто он же и бухгалтер) и не содержат доброй половины указанных выше реквизитов.

■ Акт сверки взаимных расчетов. Это документ, отображающий взаимные расчеты двух организаций за определенный период (Пример 2).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Акт сверки, содержащий сумму задолженности и подписанный должником, является официальным признанием долга и принятием на себя обязательств по его уплате!

Любой суд в этом случае встанет на сторону кредитора. Бухгалтеры это, конечно же, хорошо знают и без разбору все подряд ненулевые акты сверки не подписывают.

Это следует знать и нам, делопроизводителям, чтобы вовремя предостеречь руководителя от поспешного проставления подписи на каком-либо акте сверки.

■ Акт выполненных работ / оказанных услуг – это документ, который подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг и прилагается к договору между исполнителем и заказчиком (Пример 3).

Подобные бухгалтерские акты имеют всего две подписи. Оформляет их, как правило, сторона-исполнитель в двух экземплярах.

Она подписывает их, проставляет свою печать и отправляет почтой или с оказией потребителю услуг, чтобы он также подписал их и поставил свою печать.

После скрепления документа подписью и печатью со своей стороны организация-потребитель оставляет один экземпляр акта у себя, а второй отправляет организации-исполнителю. После этого все счастливы.

Это не единственные, но наиболее распространенные виды актов, инициаторами которых может выступать бухгалтерия. Хранятся они также в бухгалтерии.

АКТЫ «ДОГОВОРНЫЕ»

■ Акт приема-передачи или приемки продукции (товара). К договорам часто прилагается акт приема-передачи или приемки продукции (товара) (Пример 4).

Этот акт оформляется в момент передачи товара с целью зафиксировать количество, качество и стоимость переданного товара.

В суде акт приема-передачи будет являться доказательством того, что товар предан в указанном объеме и на указанную сумму. Этот вид акта хранится вместе с договором.

АКТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ

Перейдем к видам актов, которые составляются коллегиально.

Это, например, наши любимейшие акты о выделении документов к уничтожению / об уничтожении (Пример 5), а также акты на уничтожение печатей и штампов (Пример 6).

2Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,

Правила оформления акта выполненных работ оказанных услуг

В сделках, связанных с оказанием работ или услуг, одним из важных документов является акт сдачи приемки выполненных работ акт приема-передачи или о выполнении заказа.

В большинстве случаев данный документ не является обязательным, и за сторонами остается выбор, подписывать его или нет.

Но вместе с тем существуют ситуации, когда акт оказанных услуг может потребоваться.

Зачем нужен акт об оказании услуг

Осуществление работ или услуг на заказ регулируется двумя схожими между собой сделками:

• Договор подряда (ст. 702 ГК РФ).

Согласно данному соглашению, на подрядчика возлагается обязанность выполнить определенную работу заказчику и отправить ему результат. Существует несколько видов данной сделки (бытовой, строительный и т.д.).

• Договор возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ).

Сделка является «родственной» договору подряда, с тем отличием, что исполнитель совершает в пользу заказчика определенное действие или деятельность, которая не приносит овеществленный результат.

Бывают ситуации, при которых подрядчику или исполнителю услуги трудно доказать, что работа действительно была осуществлена. Исходя из сложившейся судебной практики хорошую доказательственную базу в подобных спорах играет наличие акта выполненных работ или услуг.

Этот документ представляет собой доказательство выполненного поручения по договорам подряда и возмездного оказания услуг. Он подтверждает, что сделка достигла своей цели и была благополучно завершена сдачей-приемкой работы или нематериальным результатом услуги.

Выполняется документ в двух экземплярах. Один остается у подрядчика или услугодателя, а второй – у заказчика.

Наличие акт сдачи приемки оказанных услуг обязательно при выполнении работы по договору подряда (данное правило регулируется ст. 720 ГК РФ). В остальных случаях законодательство оставляет составление акта в качестве права сторон сделки.

Существуют виды услуг, договор об оказании которых и дополнительные соглашения к ним сами по себе заменяют вышеуказанный документ, предполагают наличие оплаты и служат доказательством совершенного действия:

• договор аренды;
• оказание услуг мобильной связи;
• услуги с использованием договора публичной оферты.

Заказчик имеет право не подписывать его в следующих случаях:

• услугодатель или подрядчик не выполнил работу или нарушил срок ее выполнения;
• работа имеет брак;
• услуга оказана не надлежащим образом.

В таком случае исполнителю необходимо устранить недостатки и замечания, и только после этого составить новый акт, который подписывается заказчиком.

В некоторых ситуациях акт об оказании работ или услуг рассматривают и как бухгалтерский документ (в соответствии с налоговым законодательством и ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»), в особенности, если исполнителем является организация или ИП (формально, физическим лицам также необходимо подтверждать свои доходы, в том числе и при самозанятости). Наличие или отсутствие акта не играет никакой роли при системах:

Исполнителю лучше перестраховаться и составить акт о приемке выполненных работ, чтобы не было никаких проблем перед налоговой.

Правила составления акта

Акт в обязательном порядке должен быть составлен после того, как заказ будет выполнен.

Законодательно не установлена точная форма данного документа, поэтому его составление остается за исполнителем (в отдельных случаях, о которых будет рассказано ниже, за заказчиком).

Бланк акта выполненных работ должен в обязательном порядке содержать сведения, утвержденные ст. 9 ФЗ № 402:

В самом наименовании указываются номер акта и дата. Само название может состоять из слов «акт выполненных работ/услуг» или «акт приема-передачи выполненных работ/услуг».

• Дата и место составления.
• Наименование исполнителя и заказчика.

Если таковыми являются организации, обязательно прописывается полное название и указывается ОГРН. Регистрационный номер должен быть указан и для ИП.

• факта хозяйственной жизни.

Имеется в виду оказание конкретной услуги или выполнение работы, по которым составляется документ.

• Стоимость выполненного заказа.

Если установлена налоговая система, учитывающая НДС, его также необходимо указать в акте (стоимость с учетом данной и ставки и без, а также сам размер ставки на дату составления документа).

• Должность лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления.

Если речь идет о физическом лице, как правило, он сам выступает составителем сделки об оказании услуг или выполнении работы. С ИП и организациями таковыми могут выступить лица, работающие в штате.

Если документ подписывается представителем одной из сторон, об этом также должна быть отметка в данном пункте.

• Подписи заказчика и исполнителя с расшифровкой.

В том случае, когда исполнение заказа реализуется организацией, подпись осуществляет и исполнитель, и руководитель организации.

Кроме обязательных данных, указанный в соответствии с ФЗ № 402, рекомендуется внести в акт и дополнительные сведения. Данные рекомендации даются с учетом Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 08.05.2009 г. по делу № А53-14323/2008.

• Реквизиты договора подряда или возмездного оказания услуги.

Пункт должен содержать ссылку на основной договор, по которому осуществлялся заказ. Он будет важен и для бухотчета, и для доказательства при возникновении судебного спора.

Акты, которые составлены после расторжения основного договора или направленные заказчику в тот же период, доказательствами являться не будут.

Данный пункт должен повторять аналогичный из основного договора. Он представляет собой доказательство того, что исполнитель выполнил заказ вовремя, без нарушения дедлайна.

Служит доказательством того, что заказ был выполнен в полном объеме.

• Сроки оплаты заказа и отметка о том, что оплата была произведена.

Данный пункт будет служить доказательством в пользу заказчика, если исполнитель предъявит претензию по поводу несвоевременной оплаты.

• Дата фактического принятия заказчиком работы.

С этого момента начинается исчисление гарантийного срока, если он установлен основным соглашением.

Образец акта выполненных работ и услуг можно скачать в Word:

Скачать бесплатно в Word [34.00 KB]

Нюансы заполнения акта

Нюанс 1. На практике случаются ситуации, при которых одна из сторон (чаще всего, заказчик), отказывается подписывать акт. Когда такой отказ не мотивирован документально, суд принимает как доказательство акт только с подписью исполнителя (с учетом иных доказательств).

Нюанс 2. Принудить заказчика подписать акт невозможно даже в судебном порядке. Однако суд на основании иных сведений может обязать сторону оплатить работу или оказанную услугу.

Нюанс 3. Новый акт об оказании услуг или выполнении работы можно составить после того, как нарушения, выявленные заказчиком, будет устранены. Прежде чем приступать к исправлению, рекомендуется потребовать от стороны один из следующих документов:

• замечания по поводу заказа;
• недостатки работы;
• существенные недостатки.

Только после этого исполнитель устраняет нарушения и подготавливает новый акт с отметкой об исправлениях.

Нюанс 4. Если исполнителем является физическое лицо, не зарегистрированное в качестве ИП, акт составляется:

• заказчиком (если им является ИП или юридическое лицо);
• подрядчиком или услугодателем (если заказчик тоже является физическим лицом).

Нюанс 5. Если акт составляется по форме КС-2 или КС-3 (для бухотчета организаций или ИП), экземпляров может быть более двух, в зависимости от количества участвующих лиц (например, заказчиков несколько).

Акт о выполнении работы или услуги является важным документом, который может потребоваться не только как доказательство совершенного действия в суде, но и для бухгалтерской и налоговой отчетности.

Как правильно акт выполненных работ или акт оказанных услуг

Допустим, что заказчик обратился к исполнителю с предложением выполнить конкретную работу или оказать определенную услугу. Завершенный заказ обе стороны должны будут провести по бухгалтерии.

Пример акта выполненных работ, который в этом случае составляется, трудно сделать конкретным, так как обычно на предприятии его форма разрабатывается самостоятельно, на основании основных требований учетной политики данной компании.

Но подобный акт должен содержать несколько обязательных реквизитов:

Любая работа считается выполненной только в том случае, если этот факт подтвержден документально. Кроме того, затраты, которые понес исполнитель, обязательно должны быть учтены бухгалтерией. Пример акта выполненных работ, приведенный в статье, наглядно показывает, как он должен выглядеть.

Акты выполненных работ и выполненных услуг: в чем отличие

Здравствуйте.Работы отделяются от услуг по критерию предоставления овеществленного результата: подрядчик, лицо, выполняющее работу, обязан не только осуществить предусмотренную соглашением сторон деятельность, но и сдать заказчику овеществленный результат.

В то же время исполнитель услуг выполняет только определенную деятельность и не обязан предоставлять какой-либо овеществленный результат. Лицо, выполняющее работу, обязано произвести спецификацию и сдать результат заказчику (п. 1 ст. 702 ГК). При недостижении результата работа не считается исполненной.

Заказчик не вправе вмешиваться в деятельность лица, выполняющего работу (п. 1 ст. 715 ГК). Иначе говоря, заказчика интересует только доброкачественный результат. Услуга же сводится к совершению ряда действий или осуществлению определенной деятельности (п. 1 ст. 779 ГК).