Претензионноисковая работа государственных органов

Претензионно исковая работа это

Ведение претензионной работы — профилактика судебных разбирательств, выполняемая квалифицированным юристом, так как именно он способен оценить ситуацию в рамках действующего законодательства и предпринять правильные шаги, которые решат конфликтную ситуацию без обращения в суд.

Грамотное построение этой, на первый взгляд, простой задачи позволяет избежать затяжных конфликтов в большинстве случаев, а также является прочной основой для исков.

При организации претензионной работы важен профессиональный подход — не стоит поручать разработку стратегии взыскания дебиторской задолженности и предъявление претензий секретарям, делопроизводителям, не имеющим достаточных навыков и не знакомых с нормами законодательства.

Мы рекомендуем обратиться к юристу, обладающему высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как ведение претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел должно учитывать все нюансы.

Обратите внимание!

Претензия — требование к контрагенту или должнику, предъявленное в связи с невыполнением взятых обязательств. Ее предъявляют с целью побудить партнера к решительным действиям по выполнению обязательств, не исполненным в срок.

Претензионная работа юриста заключается в грамотном изложении фактов и конкретного требования для предотвращения морального и имущественного вреда компании, в интересах которой он работает. Нередко юридические лица отказываются от создания отдельного структурного подразделения для работы с должниками и дебиторской задолженностью, прибегая к услугам внешнего специалиста.

Организация претензионной работы

Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно.

Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры.

При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии.

Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:

• анализ вероятных последствий;
• сбор доказательств, подтверждающих требования;
• подготовка, получение, составление претензии;
• предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
• регистрация, отправка, хранение претензий;
• контроль претензионного производства;
• рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
• оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.

Порядок претензионной работы

Претензия является профилактической мерой и способом досудебного урегулирования спора, выражением недовольства товаром или работой, активным ожидание реакции контрагента на возникшую в деловых отношениях проблему.

Порядок претензионной работы является формой защиты прав, регулирующих спор между кредитором и должником до суда.

Если должник не удовлетворит претензионные требования полностью или частично, продолжением работы по взысканию долга или принуждении к исполнению условий договора станет предъявление иска в суд.

Претензию подписывает руководитель организации или ее заместитель, затем ей присваивается регистрационный номер.

Принято разделять текст претензионного письма на части:

• вводная — описание правоотношений сторон;
• описание характера нарушения обязательств, которые допустил контрагент;
• требования к адресату.

В тексте претензии возможно указание на различные последствия отказа от исполнения обязательств. Чтобы подтвердить соблюдение порядка досудебного урегулирования спора, необходимо сохранить доказательства получения претензии должником. К ним относятся:

• письмо, отправленное в порядке электронного документооборота с применением ЭЦП;
• уведомление о вручении письма с описью вложения.

Способы и форма отправки претензии

Сегодня множество компаний переходит на электронный документооборот.

Покупатели с поставщиками обмениваются электронными письмами, поэтому возникает вопрос: обязательно ли дублировать электронное письмо на бумаге? Во многих правоотношениях предъявление претензии является обязательным до подачи иска в суд. Чтобы избежать проблем, электронные адреса, по которым будет вестись переписка, нужно закреплять в тексте договора.

Юрист по претензионной работе

Ведение претензионной работы — профилактика судебных разбирательств, выполняемая квалифицированным юристом, так как именно он способен оценить ситуацию в рамках действующего законодательства и предпринять правильные шаги, которые решат конфликтную ситуацию без обращения в суд.

Грамотное построение этой, на первый взгляд, простой задачи позволяет избежать затяжных конфликтов в большинстве случаев, а также является прочной основой для исков.

При организации претензионной работы важен профессиональный подход — не стоит поручать разработку стратегии взыскания дебиторской задолженности и предъявление претензий секретарям, делопроизводителям, не имеющим достаточных навыков и не знакомых с нормами законодательства.

Мы рекомендуем обратиться к юристу, обладающему высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как ведение претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел должно учитывать все нюансы.

Претензия — требование к контрагенту или должнику, предъявленное в связи с невыполнением взятых обязательств. Ее предъявляют с целью побудить партнера к решительным действиям по выполнению обязательств, не исполненным в срок.

Претензионная работа юриста заключается в грамотном изложении фактов и конкретного требования для предотвращения морального и имущественного вреда компании, в интересах которой он работает. Нередко юридические лица отказываются от создания отдельного структурного подразделения для работы с должниками и дебиторской задолженностью, прибегая к услугам внешнего специалиста.

Положение о претензионно исковой работе на предприятии, и способы ее автоматизации

Управляющий партнёр «Юрайт»

Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.

Как мы могли убедиться при анализе структуры юридического отдела и функциональных обязанностей корпоративного юриста, претензионно-исковая работа является ключевым направлением деятельности юридической службы.

Положение о претензионно-исковой работе на предприятии

Претензионно-исковая работа – это совокупность действий юридического департамента, а также иных структурных подразделений и работников предприятия, по предъявлению и рассмотрению претензий и исков. В ходе осуществления такой работы происходит урегулирование гражданско-правовых споров, в которых участвует предприятие.

В целях обеспечения бесперебойной работы по этому направлению юридической поддержки, особенно в крупных юридических департаментах (5 и более юристов), зачастую имеет смысл создать отдельное структурное подразделение – отдел претензионно исковой работы.

Юристы этого отдела должны обладать высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как занимаются они, как правило, исключительно ведением претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел. Важно понимать, что помимо юридической службы в осуществление претензионно-исковой работы могут быть вовлечены и другие структурные подразделения компании.

Так, инициатором предъявления исходящей претензии или иска, как правило, выступает сотрудник, ответственный за исполнение договора с контрагентом, так как он ведет контрагента и контролирует своевременность оплат от него.

Часто оперативно подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии бывает достаточно для понуждения контрагента к исполнению обязательств. Для этого процесс судебно-претензионной работы должен быть хорошо регламентирован.

Вопрос регламентации судебной и претензионной работы достаточно важен, поскольку позволяет установить четкие правила (бизнес-процессы) работы с документами: исками, претензиями, порядок и сроки реакции на них итп. Именно поэтому в юридическом отделе, в деятельности которого работа с претензиями и исками составляет довольно высокий удельный вес (от 30 % времени), либо количество одновременно ведущихся судебно-претензионных дел более 10, должно быть разработано и утверждено Положение о претензионно-исковой работе.

Положение о претензионно-исковой работе

Положение о претензионно-исковой работе (наряду с положением о договорной работе) – это основополагающий локально-распорядительный документ, который функционально должен выполняться и соблюдаться юристами соответствующего профиля. Перечислим основные разделы и вопросы, ответы на которые должно содержать Положение о судебно-претензионной работе.

Юридическая CRM: управляйте командой, продажами, деньгами, ведите дела, выставляйте счета в одной системе.

Комплексная автоматизация юрфирм

Должны быть установлены цели и задачи претензионно-исковой работы, как-то:

• защита финансово-экономических интересов компании путём снижения и предупреждения непроизводительных расходов и потерь;
• защита и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов компании;
• защита деловой репутации компании;
• установление и устранение причин и условий, вызывающих неисполнение договорных обязательств компанией и его контрагентами.

Претензионный порядок урегулирования споров

Этот раздел регламента должен предусматривать разделение претензий на входящие и исходящие. В части исходящих претензий требуется установить:

• случаи обязательного инициирования претензий сотрудниками бизнес-подразделений. Например, может быть установлено, что передача материалов юристам для предъявления претензий является обязательной при допущении контрагентом просрочки в исполнении обязательств свыше определенного срока (например, 30 дней), а также в иных случаях (например, поставка продукции ненадлежащего качества);
• порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия.Вопрос контроля за своевременностью передачи в юридическую службу материалов для предъявления претензий является крайне актуальным. Практика показывает, что далеко не всегда подразделения должным образом относятся к исполнению данной обязанности. Достаточно эффективным средством контроля является периодическое изучение данных о дебиторской задолженности с указанием момента ее возникновения. Указанная обязанность может быть возложена на менеджеров по работе с клиентами, абонентский отдел, реже – бухгалтерию, но никак не на юристов. Это позволяет определить контрагентов, нарушивших свои обязательства, момент возникновения задолженности и специалистов, не обратившихся в юридическую службу.
• порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия;
• требования и форме претензии (кто подписывает);
• порядок отправки (передачи) претензии контрагенту, а также ее комплектности (какие документы к ней прилагаются).

В части входящих претензий необходимо определить:

• сроки обработки (ответа на претензию);
• комплектность документов, которые должны быть приложены к претензии от контрагента;
• примерное содержание ответа на претензию;
• установить порядок взаимодействия юриста, отвечающего на претензию, и сотрудников бизнес-направлений, а также бухгалтерии, по вопросам передачи юристам информации и материалов по содержащимся в претензии требованиям;
• установить порядок хранения претензий

Помимо всего прочего, в этом разделе стоит описать общий подход к договорному установлению обязательного претензионного порядка досудебного урегулирования споров. Данный порядок также может быть установлен в Положении о договорной работе.

Судебно-исковой порядок урегулирования споров

Опять-таки, как и в случае с претензиями, следует предусмотреть разделение процессов обработки входящих исков, а также составление и подачу исходящих исков. Должны быть определены:

• безусловные основания для предъявления искового заявления
• круг возможных подписантов искового заявления, можно ли подписывать его по доверенности
• требования подготавливаемого искового заявления, а также отзыва на входящее исковое заявление. Здесь речь идет только о ряде обязательных реквизитов, которые в основном уже предусмотрены АПК РФ и ГПК РФ. Структура формирования, формулировки, доводы, обоснование правовой позиции в нетиповом исковом заявлении задаются юристом произвольно, экспертно-правовым путем.
• порядок и сроки подготовки документов судебно-искового процесса: отзывов, ходатайств, заявлений итд
• порядок хранения поступающих в компанию исковых заявлений и направляемых от нее контрагентам

Весь ход дальнейшей работы юриста в основном регламентируется АПК и ГПК РФ, поэтому не нуждается в дублирующей регламентации, за исключением внутренних сроков подготовки процессуальных документов.

Сопровождение исполнительного производства

В российской практике одним из наиболее сложных и в то же время актуальных направлений претензионно-исковой работы является исполнение судебных решений. Для того чтобы сделать данную работу эффективной, необходимо работать в тесном контакте с подразделениями службы судебных приставов, участвовать в исполнительных действиях, предоставлять транспорт, организовывать присутствие понятых, оказывать другую помощь. Такая работа зачастую носит разъездной характер. С учетом изложенного, представляется целесообразным на уровне Положения о претензионно-исковой работе выделить это направление как отдельное, поручив его одному или нескольким сотрудникам юридической службы, которые бы сосредоточили на нем все усилия и по возможности, не привлекались для решения других вопросов. В целом судебно-претензионный регламент должен отвечать на следующие вопросы:

• в каких случаях является обязательной передача материалов в юридическую службу для предъявления претензии или иска контрагенту;
• каковы сроки исполнения запросов юридической службы о предоставлении дополнительных документов;
• кто несет ответственность за принятие решений о предъявлении, признании, отклонении претензии (иска), заключении мирового соглашения;
• в каком порядке идет согласование условий соглашения об урегулировании спора;
• каков порядок и сроки для предъявления претензий (исков);
• какие требования к форме и содержанию претензий (исков);
• в чем заключается порядок делопроизводства (учет, оформление, хранение поступающих материалов);
• как контролировать своевременность передачи материалов в юридическую службу иными подразделениями;
• подходы к оценке правовых рисков при рассмотрении входящей претензии (иска), а также подготовке исходящей претензии (иска).

Юридическая CRM: управляйте командой, продажами, деньгами, ведите дела, выставляйте счета в одной системе.

Комплексная автоматизация юрфирм

Для целей неукоснительного соблюдения Положения о судебно-претензионной работе не только юристами, но и сотрудниками других подразделений, в нем целесообразно установить, работники какого структурного подразделения, помимо юристов, отвечают за выполнение тех или иных пунктов инструкции. Не лишним будет также установить порядок инструктажа, информирования и проверки знаний не юридических подразделений относительно их обязанностей согласно Положению. Зачастую бывает полезно утвердить образцы (шаблоны) типовых исковых заявлений и претензий как приложения к Положению. Типовые исковые заявления особенно широко используются в юридических отделах ресурсо-снабжающих организаций, у которых много должников по стандартным договорам присоединения (электричество, газ, вода).

Второй по распространенности портрет юридических отделов, строго регламентирующий процесс претензионно-исковой работы, это юридические отделы государственных органов, муниципальных предприятий, компаний с государственным участием.

В том случае, когда процесс судебного взыскания жестко стандартизирован, а также при составлении исковых заявлений, во многом требуется не творческий, а «ксерокс-подход», т.е. только заполнение переменных полей (ответчик/должник, сумма долга, период просрочки итп).

Причем разработаны они должны быть не столько для самих юристов, сколько для менеджеров: сотрудников абонентских отделов, служб взыскания заложенности, которые вынуждены подавать в суды такого рода заявления в массовом порядке.

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов – это следующий органичный шаг после ее регламентации.

В программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа» предусмотрен большой набор функциональных возможностей как для юриста, занимающегося претензионно-исковой работой, так и для его руководителя:

Во-первых, обеспечено ведение карточек исков, претензий, исполнительных производств и исполнительных листов.

Ведение карточек исполнительных листов

В разрезе карточек дел можно регистрировать поступающие и исходящие документы, планировать судебные заседания, оценивать правые и финансовые риски.

Во-вторых, ключевой функций для судебно-арбитражного юриста будет синхронизация с арбитр.ру, когда все поступающие документы и назначенные судебные заседания из системы арбитр.

ру сразу же попадают в систему, автоматически прикрепляясь к карточкам дел.

Распределение писем арбитража

В-третьих, важным дополнением для руководителя юридического отдела является быстрое построение отчетов по судебной, претензионной работе, а также по исполнительному производству:

Построение отчетов по судебно-претензионной работе

Предъявление претензии к компании

Вызов отчета по исполнительному производству

Наконец, есть ряд удобных функций для судебно-претензионного юриста и его руководителя, как-то:

• калькуляторы расчета судебной государственной пошлины и сумм задолженности за пользование чужими денежными средствами

Калькулятор суммы задолженности

Калькулятор расчета судебной пошлины

• быстрая смена ответственных за дело

Смена ответственного по делу

• быстрая групповая регистрация документов по судебным процессам (особенно актуальна для юридических фирм)

Групповая регистрация документов

Автоматизируйте судебно-претензионную работу вместе с решением от Юрайт

Close

Что такое претензионно-исковая работа

Претензионная работа – это процесс урегулирования конфликта между компанией и третьими лицами до того, как придется подавать иск. Как организовать такую работу в компании и какие документы издать.

В претензионно-исковую работу входит досудебный этап

Претензионная работа – это часть претензионно-исковой работы, которую ведет юридический отдел компании для защиты ее интересов. Претензионная работа включает в себя:

• выявление нарушений со стороны контрагента
• разработку документов, которые нужно направить контрагенту перед началом судебного этапа;
• направление документов контрагенту;
• отслеживание реакции контрагента на поступившее от компании обращение;
• работу с претензиями, которые приходят от контрагентов компании, и направление отзывов на поступившие обращения. В частности, это может быть работа с претензиями клиентов. Клиентом может быть как юридические лица, так и граждане, в зависимости от рода деятельности компании и специфики бизнеса.

Поручите работу с претензиями профессионалам

Претензионная работа в организации направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, убирать причины разногласий и предотвращать необходимость судебного разбирательства.

Если в компании нет своего юридического отдела или штатного юриста, претензионная работа ведется сотрудниками других подразделений, например, менеджерами или делопроизводителями.

Но чтобы избежать проблем на этапе претензионной работы или судебного разбирательства, лучше поручить работу с претензиями юристу.

Претензионно-исковая работа на предприятии нужна для защиты его интересов

В целом претензионно-исковая работа – это процесс, который нужен для того, чтобы защитить материальные интересы компании. Когда компании не платят или не исполняют другие обязательства по сделке, необходимо начать претензионно-исковую работу в отношении контрагента-нарушителя.

Если сама компания допустила нарушение и получила претензию от бизнес-партнера, нужно выяснить, почему нарушение произошло, и принять меры, чтобы его ликвидировать.

Если по условиям договора за нарушение нужно выплатить штраф или неустойку, компания на досудебной стадии урегулирует конфликт.

Сроки на урегулирование указывают в договоре, если этого не сделали, стороны должны разрешить конфликт в течение 30 дней с момента направления претензии.

Не всегда удается снять разногласия на стадии претензионной работы. Контрагент не соглашается с претензией, или сама компания возражает против требований контрагента. Тогда наступает следующий этап претензионно-исковой работы на предприятии: подготовка обращения в суд.

По правилам АПК РФ для многих типов споров существует обязательный порядок досудебного разрешения (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Если компания не выполнит эти требования, суд не примет иск.

Необходимо подтвердить, что компания предприняла усилия по разрешению конфликта до того, как обратилась за судебной защитой.

В претензионную работу юриста входит подготовка доказательств

Чтобы подтвердить, что компания выполнила требования закона, понадобится представить суду претензию и ответ не нее, доказательства отправки – почтовые квитанции, опись вложения и т. п. Возможно, потребуется электронная переписка или другие документы.

Подготовить необходимые доказательства – часть того, в чем заключается претензионная работа юриста.

На этапе подготовки иска и для ведения процесса многие компании приглашают юридических консультантов, но обеспечения доказательств – задача юриста, который состоит в штате компании.

Положение о претензионно-исковой работе необходимо для организации рабочего процесса

Для организации претензионной работы юриста или сотрудника, которому ее поручили, в компании издают положение о претензионно-исковой работе. Это локальный акт, в котором прописывают порядок претензионной работы. Здесь нужно изложить задачи сотрудников, цели претензионно-исковой работы, механизм работы с претензиями.

В чем заключается рекламационно-претензионная работа?

Рекламация, с точки зрения отечественной практики гражданско-правовых отношений (законодательно закрепленное определение данного термина отсутствует), представляет собой документ, в котором излагаются нарушения при исполнении контрагентом обязательств по сделке и конкретные требования по устранению недостатков, компенсации понесенных затрат и выплате неустойки либо иных штрафных санкций.

Таким образом, рекламация является синонимичным понятием по отношению к претензии. Оба этих документа направлены на досудебное урегулирование споров между контрагентами. Регулирование вопросов их составления, направления и рассмотрения осуществляется разделом договора о порядке разрешения споров. Более широким понятием по отношению к рассматриваемому является претензионно-исковая работа.

Претензионная работа хозяйствующего субъекта включает в себя:

• отслеживание исполнения обязательств контрагентами;
• формирование требований об устранении нарушений закона и договора, допущенных противоположной стороной сделки;
• направление претензий в установленные сроки и отслеживание сроков, отведенных для их рассмотрения другой стороной;
• рассмотрение входящих претензий и направление мотивированных ответов на них.

Претензионно-исковая работа помимо указанных пунктов предполагает также составление и направление искового заявления в суд, сбор необходимых для его составления документов и иных доказательств.

Чем регулируется порядок претензионной работы?

Законодательные нормы, в соответствии с которыми хозяйствующим субъектом осуществляется претензионная работа, не кодифицированы и содержатся разрозненно во множестве нормативных правовых актов. К числу источников регулирования осуществления претензионной работы можно отнести:

• Гражданский кодекс, устанавливающий общие положения о заключении договора, разрешении споров, исполнении обязательств, а также регулирующий претензионный порядок разрешения споров в отношении конкретных видов сделок;
• Арбитражный процессуальный кодекс в части установления обязательного досудебного претензионного порядка разрешения споров в большинстве исков, вытекающих из гражданских правоотношений, сроков рассмотрения претензий;
• Специальные нормы в отношении различных видов сделок и правоотношений, регулирующих порядок направления и рассмотрения требований, сроков их рассмотрения и др. (например, ст. 120 Устава железнодорожного транспорта, ст. 403 Кодекса торгового мореплавания и т. д.).

Претензионно-исковую работу в целом может регулировать соответствующее Положение, принимаемое локальным правовым актом организации и содержащее основные правила осуществления данной работы.

Претензионная работа на предприятии: участники

Участниками (субъектами) претензионной работы в организации в зависимости от ее структуры и наличия тех или иных самостоятельных служб и отделов являются:

• юридические (правовые) отделы, юристы либо иные лица, отвечающие за непосредственное составление претензий в соответствии с требованиями закона и условий конкретного договора, юридически обоснованных ответов на претензии, полученных от контрагентов;
• бухгалтерии или бухгалтеры, отслеживающие поступление денежных средств на расчетные счета организации от контрагентов, а также отвечающие за перечисление платежей второй стороне договора;
• заинтересованные в исполнении условий договора подразделения или должностные лица организации (например, проектный отдел заинтересован в передаче исходных документов заказчиком).

Непосредственную координацию данной деятельности, а также подписание претензий и ответов на них осуществляется руководителем предприятия либо его заместителем, курирующим данное направление.

Судебно-претензионная работа: формы (этапы)

Понуждение контрагента к исполнению взятого на себя обязательства может осуществляться в двух формах:

• досудебная ― чаще всего в виде направления претензии с требованием исполнить обязательство, компенсировать причиненные убытки и выплатить предусмотренные законом или договором штрафные санкции;
• судебная ― предполагает обращение в судебный орган в соответствии с правилами подведомственности и подсудности с исковым заявлением о защите своего нарушенного права.

В силу ч. 5 ст. 4 АПК в отношении подавляющего большинства споров между хозяйствующими субъектами, вытекающими из гражданско-правовых отношений, предусмотрен обязательный претензионный порядок.

Это означает, что предприятия и индивидуальные предприниматели должны прибегать к указанным формам последовательно: лишь при неурегулировании спора в претензионном порядке они имеют право обратиться в суд.

Как ведется претензионная работа: порядок предъявления и рассмотрения требований

Среди основных общих правил ведения претензионной работы можно выделить следующие:

• требование должно предъявляться и рассматриваться в установленные правовым актом или договором сроки;
• если указанный выше срок не установлен, то выполнять действия необходимо с соблюдением принципа разумности, а также с учетом особенностей конкретного обязательства ― срок должен быть достаточным для рассмотрения (удовлетворения) претензии;
• претензия направляется определенным сторонами способом по реквизитам, указанным в договоре в качестве контактных;
• по умолчанию обмен корреспонденцией между сторонами осуществляется заказными почтовыми отправлениями;
• претензия и ответ на нее должны быть обоснованы и аргументированы с опорой на нормы закона и условия договора;
• претензия составляется, как правило, на фирменном бланке организации, содержащем ее реквизиты.

Претензионная и исковая работа: когда и как необходимо прибегать к судебной защите

Обращение за судебной защитой нарушенного права может быть осуществлено как непосредственно после выявления его нарушения, так и после получения ответа на претензию или истечения срока, отведенного на ответ. Выбор зависит от того, предусмотрена ли законом или договором обязательная досудебная процедура в каждом конкретном случае.